février 04 2011
Iatoss : le dossier personnel d'établissement
Certains adhérents du syndicat nous ont interrogés sur la validité des dossiers contenant des éléments de leur vie professionnelle et conservés par l'administration qui les emploie. Il faut distinguer 2 catégories de dossiers : le dossier administratif et le dossier personnel d'établissement. Le dossier administratif est un dossier légal tandis que le dossier personnel d'établissement n'a aucune valeur juridique. C'est pourquoi, le dossier administratif est conservé à la DRH (direction des ressources humaines) de votre administration de rattachement. Son contenu est fixé selon des règles précises et sa consultation par l'agent est rigoureusement encadrée.
- 1) Qu'est ce que le dossier personnel d'établissement ?
A l'inverse, de votre dossier administratif précité, votre supérieur hiérarchique peut établir pour chaque personne travaillant dans son établissement, un dossier personnel d'établissement qui est placé sous sa propre responsabilité. En principe, ce dossier ne devrait contenir que les éléments les plus importants concernant la situation professionnelle de l'agent dans l'établissement d'affectation actuelle.
Ainsi, devraient y figurer un exemplaire de l'arrêté de nomination dans l'établissement ou le PV (procès verbal) d'installation, un exemplaire des arrêtés de promotion et des bilans d'évaluation professionnels durant cette période d'affectation et, le cas échéant, les documents relatifs à ses absences (exemple : congés maladie, formation,…..). En bref, il s'agit de documents officiels dont l'agent a forcément été destinataire d'un exemplaire à titre personnel.
2) Que devient le dossier personnel d'établissement après votre départ de l'établissement d'affectation ?
Suite à votre départ pour une mutation, mise à la retraite, mise en disponibilité ou démission, votre établissement d'affectation doit le détruire dans tous les cas. Cela signifie que ce dossier ne doit jamais être transféré à votre nouvel établissement d'affectation, ni être archivé.
En effet, il s'agit d'un dossier qui sert d'aide à l'information dans l'établissement pendant la période de votre affectation.
3) Peut-on consulter de son dossier personnel d'établissement ?
Attention, votre dossier personnel d'établissement n'ayant aucune valeur juridique, votre chef d'établissement peut vous en refuser la consultation. Mais dans ce cas, vous aurez toujours la possibilité de consulter votre dossier administratif à la DRH en faisant la demande par la voie hiérarchique.
Par contre, lorsque vous prenez vos fonctions dans un nouvel établissement, il est alors conseillé de demander la consultation de votre dossier personnel d'établissement. Ainsi vous pourrez vérifier que votre dossier ne contient aucune pièce antérieure à votre prise de fonction dans votre nouvel établissement, ni aucune pièce étrangère à votre activité professionnelle.
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez vous adresser au Syndicat SCENRAC-CFTC, par téléphone : 01-44-52-49-91 ou par courriel : scenrac @cftc.fr
Clotilde POIRIER
Section professionnelle IATOS
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